De privacyverklaring: is deze verplicht of gewoon handig?

De meeste ondernemers weten niet wat een privacyverklaring precies inhoudt. Ze weten ook niet wat het doel van een privacyverklaring is. De belangrijkste vraag die ondernemers hebben, is dan ook: is deze verklaring wel verplicht?

Ondernemers houden er namelijk niet van om tijd en/of geld te steken in het (laten) opstellen van documenten. En als het niet verplicht is, waarom zou je daar dan tijd en geld aan verspillen?

De privacyverklaring is niet verplicht

De AVG stelt de privacyverklaring niet verplicht. De AVG stelt wel de verplichting aan de verwerkingsverantwoordelijke (dat ben jij als ondernemer) om informatie te verstrekken aan betrokkenen in het kader van de privacy. Zo moet je onder meer informatie geven over welke persoonsgegevens worden verwerkt en over hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

Deze informatie moet jij als ondernemer toegankelijk maken. Toegankelijk maken houdt in dat de informatie beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk is. Dus niet pagina’s vol lange, wollige verhalen. Geen juridische of technische taal. De informatie niet verstoppen, maar makkelijk vindbaar maken. Bij voorkeur doe je dit elektronisch.

De privacyverklaring is wel handig

Het bekendste middel om aan de informatieplicht te voldoen is de privacyverklaring (ook wel privacy statement of privacy policy genoemd). In één document staat alles bij elkaar. Plaats je deze verklaring in de footer van je website, dan vertoont elke pagina van je website deze verklaring. Deze verklaring is dus makkelijk vindbaar en staat op één plaats. En klaar ben je. Daarom is de privacyverklaring erg handig (en aan te raden).

Is het in jouw situatie makkelijker om de informatie in delen te verstrekken. Wordt in jouw geval de informatieverstrekking daardoor makkelijker te begrijpen voor de betrokkene? Bijvoorbeeld door een deel van de informatie bij je contactformulier te plaatsen? Dat mag ook. Ik ben deze ‘variant’ van informatieverstrekking nog niet tegengekomen.

Conclusie: je ontkomt niet aan de privacyverklaring

Bespaar je tijd en geld, door het anders te willen doen dan andere ondernemers. Sluit in dit geval aan bij wat een ander doet. Dat is goed genoeg, je kunt het niet beter doen.

Onderscheiden doe je wel door je inzet, kwaliteit en service.